Ihmisryhmät ovat toimijoita ja kehittämisen kohteita

Ihmisryhmät muodostuvat erilaisista toimijoista

Ihmisryhmät mallinnetaan Twiniin, jotta voidaan mallintaa niiden roolit ja toiminta prosessien, tekniikan ja datan näkökulmasta. Tämä puolestaan mahdollistaa mallintaa, tarkastella ja hallita yksittäisten Ihmisryhmien roolia ja tehtäviä liiketoiminnassa sekä tunnistaa kehittämisen kannalta oleelliset ihmisryhmät rooleineen. Tämä on tarpeen kehitettäessä mitä tahansa arkkitehtuurin tasoa tai osaa.

Ihmisryhmän perustietoihin täydennetään ryhmän tiedot lomakkeen mukaisesti kenttäkohtaisia ohjeita noudattaen. Ihmisryhmät voivat noudattaa organisaation rakenteen mukaisia toimintokohtaisia jaotteluja, mutta ne voivat olla myös joustavasti muodostettuja virtuaalitiimejä tai määrättyyn tehtävään koottuja vastuuryhmiä. Ryhmiä voidaan muodostaa myös ulkoisista kumppaneista sekä asiakkaista. Kun yksittäiset ihmiset liitetään ryhmiin, tulee niistä organisaation toiminnassa konkreettisia tekijöitä kasvoineen.

Ihmisryhmätyypit

Ihmisryhmät on luokiteltu erilaisiin tyyppeihin kuvaamaan ryhmän luonnetta. Tärkeintä on tunnistaa merkitykselliset ryhmät ja ymmärtää niiden toimintaa ja vaikutusta, tyypin valinta on vain luokitteleva tekijä. 

• Kumppani/Ulkoinen toimija = Toimintaan liittyvä ulkoinen sidosryhmä, kuten palveluntuottaja, alihankkija, toimittaja, viranomainen tai muu toiminnan kannalta merkityksellinen organisaatio tai toimija
• Organisaation ryhmä = Organisaatiorakenteessa virallisesti oleva ryhmä - valtaosa ihmisistä kuluu yhteen organisaation ryhmään. Ryhmä voi olla esim. myynti, tuotekehitys, taloushallinto, suunnittelijat tai asiakaspalvelu. 
• Virtuaalitiimi = Jotakin tiettyä tarkoitusta varten perustettu tiimi, johon kuuluu ihmisiä eri puolilta organisaatiota tai myös organisaation ulkopuolelta. Esimerkkejä virtuaaltiimeistä ovat johtoryhmä, kehitysryhmä, asiakaskokemustiimi, tietoturvanohjausryhmä, projektipäälliköt. 
• Rooli = Rooli on yksittäisen henkilön rooli, joka organisaatiossa on. Rooliin sidottu henkilö voi myös vaihtua ilman että roolin tarkoitus muuttuu. Se voi olla yhden henkilön työ, mutta myös ns. vastuurooli osana muita tehtävä. Rooleja kannattaa perustaa vain tärkeimpiin tehtäviin. Esimerkkejä rooleista ovat toimitusjohtaja, laatupäällikkö, tietosuojavastaava. 
• Asiakas = Asiakas on ehkäpä se tärkein toimija organisaation toimintaympäristössä. Käytännössä erilaisia asiakasryhmiä perustetaan sen mukaan, miten ne liittyvät organisaation prosesseihin ja toimintaympäristöön, vaatimuksiin jne. Yleensä asiakkaat erotetaan päätyyppien osalta kuten yritysasiakkaat ja kuluttaja-asiakkaat, pilottiasiakkaat tms. mutta jakoa voi syventää esim. asiakkaan sisäisiä ryhmiä erittelemällä (asiakkaan suunnittelijat, asiakkaan johto), mikäli esim. prosesseissa nämä on oleellista pystyä erottelemaan.

Ihmisryhmien luominen

Ihmisryhmät luodaan Twiniin joko 

• lisäten ne yksitellen ja määrittäen niille perustiedot ja vastuuhenkilöt tai
• ne voidaan myös tuoda rakenteisena Excel listauksena

Ihmisryhmälle määritetään myös, ketä siihen kuuluu, ja paljonko (%) he käyttävät työajastaan k.o. ihmisryhmän toimintaan liittyviin tehtäviin. Ihmisryhmäksi voidaan perustaa organisaation ryhmä, yksittäinen rooli (kuten myyntipäällikkö), virtuaalitiimi, kumppani ja asiakas.

Ihmisryhmät ovat prosessien tekijöitä

Ihmisryhmät on mahdollista kytkeä liiketoiminnan eri elementteihin kuten prosesseihin. Tämän avulla pystytään määrittelemään ihmisryhmän merkitys ja rooli organisaatiolle. Prosesseissa ryhmän rooli voidaan antaa RACI-mallin mukaisesti ja kuvata ryhmään roolia, resursointia ja tehtävää tarkemmin. Prosessisidokset auttava ymmärtämään ihmisryhmän merkitystä liiketoimintaan. Voit tarkastella elementtien ja ihmisryhmien välisiä sidoksia esimerkiksi Prosessien ja ihmisryhmien sidokset graafin avulla.

Ihmisryhmien ja tekniikan sidos kertoo käyttäjistä ja palveluntuottajista

Ihmisryhmät voidaan kiinnittää erilaisiin tekniikoihin käyttäjän tai palveluntuottajan roolissa. Käyttäjänä liittäminen kertoo ihmisryhmän hyödyntämistä työkaluista ja tekniikan näkökulmasta sen käyttäjäryhmistä. Palveluntuottajan liittäminen kuvaa ihmisryhmän vastuuta ja tehtävää tekniikan kuten sovelluksen hallintaan liittyen. Palveluntuottajat voivat olla sisäisiä tai ulkoisia toimijoita. Ihmisryhmän ja tekniikan palveluntuottaja sidoksilla pystyt ymmärtämään minkälainen rooli eri toimijoilla on hallinnassa ja mitkä ovat vaikkapa jonkun yksittäisen toimittajan tehtäväalueet.

Ihmisryhmään liittyvät huomiot ja vastuut kehittämiseen

Ihmisryhmään voidaan liittää erilaisia huomioita, vaatimuksia ja riskejä mikä auttaa ymmärtämään sen tilannetta ja kehittämistarpeita. Erilaisissa kehitystoimissa kuten projekteissa, ryhmä voi osallistua muutoksen toteuttamiseen tai se voi olla kehityksen tuloksia vastaanottava joukko. Nämä vaikutukset kerrotaan sitoen ryhmään huomioita, havaintoja ja kehitystoimia.