Teknologiat muodostavat IT:n tärkeimmät elementit

Teknologiat mahdollistavat liiketoiminnan digitalisaation muodostaen infrastruktuurin ja IT:n perustan. Teknologiat ovat yleensä näkymättömissä taustalla ja tarjoavat esim. kapasiteettia, yhteyksiä, vikasietoisuutta, tietoturvaa ja kyvykkyyksiä vaikkapa verkko- ja päätelaiteympäristöjen hallintaan. Esimerkkejä teknologioista ovat palvelimet, verkot ja kriittiset aktiivilaitteet, hallintaohjelmistot ja päätelaitekokonaisuudet sekä Azuressa olevat kapasiteettipalvelut. Twiniin on mielekästä perustaa hallinnan ja arkkitehtuurin kannalta sopivia teknologiakokonaisuuksia ja keskittyä oleellisiin ratkaisuihin ja kokonaisuuksiin. Esim. yksittäisiä työasemia ei yleensä perusteta vaan työasemat-kokonaisuus. Vastaavasti esim. palvelimet ovat kriittisiä yksilöinä käsiteltäviä elementtejä.  

Teknologiat on mahdollista kytkeä toimintaympäristön eri elementteihin, kuten vastuuhenkilöihin, huomioihin, kehitystoimiin, prosesseihin ja relaatioihin. 

Perustiedot koostaa teknologioiden avainasiat ja yksityiskohdat

Teknologiat perustetaan Twiniin kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti. Perustietojen lisäksi teknologialle voidaan tarkentaa hallintaan liittyviä yksityiskohtaisia tietoja ja täydentää laajasti tietoja tietoturvaan liittyen. Tarkempien tietojen avulla voidaan hallinnoida ja ylläpitää ajantasaista tietoa teknologian eri ominaisuuksista ja tukea IT-asiantuntijoiden työtä, mutta myös varmistaa hallinnan yhteensopivuus vaikkapa tietoturvallisuuden parhaisiin käytäntöihin liittyen.

Teknologioiden vastuulliset ovat hallinnan peruskiviä

Teknologioihin voidaan kiinnittää yksittäisiä henkilöitä tai ihmisryhmiä, joiden avulla kuvataan teknologiaan liittyviä henkilöihin tai tiimeihin kohdistuvia hallintavastuita ja näiden jakaantumista RACI-mallin mukaisesti erilaisilla lisätiedoilla rikastettuna. Henkilö voidaan liittää teknologian hallinnan roolin kautta esimerkiksi pääkäyttäjänä tai omistajana.

Teknologian ja ihmisryhmän liittäminen toisiinsa kuvaa ihmisryhmää yleensä teknologiaan liittyvänä palveluntuottajana eri rooleissa, mutta ihmisryhmiä voidaan mallintaa myös teknologian käyttäjiksi (kuten sovelluksissa ja IoT-ratkaisuissa).  

Ihmisryhmät ovat sovellusten käyttäjiä ja tuottavan niihin palveluita

Sovellukseen voidaan kiinnittää ihmisryhmä joko käyttäjän tai palveluntuottajan roolissa. Palveluntuottajan rooli on asiakaskohtaisesti määriteltävä ja se tyypillisiä rooleja ovat esim. helpdesk, pääkäyttäjätuki ja valvonta.

Käyttäjinä voit liittää kaikki ne sisäiset (ja ulkoiset) sidosryhmät, jotka teknologiaa hyödyntävät. Näin pystytään ymmärtämään teknologian käyttölaajuutta ja mikäli dokumentointi on kattaa kaikki teknologian, myös tarkastelemaan valittujen tiimien ja ryhmien hyödyntämiä teknisiä resursseja. Teknologian ihmisryhmäsidoksen mallintamisessa käyttäjinä on huomioitava, että pääsääntöisesti käyttäjät ovat jonkin tietyn teknologian käyttäjiä välillisesti esim. käyttäessään jotain sovellusta. Epäsuorista sidoksista onkin mielekästä mallintaa vain kaikkien tärkeimmät.  

Kun palveluntuottajina olevia ihmisryhmiä liitetään teknologioihin, muodostuu ymmärrys teknisen hallinnan toimijoista. Erityisesti ulkoisiin toimijoihin liittyvät ihmisryhmät ovat tässä tapauksessa keskeisiä ja pystyt mallintamaan näin esim. jonkin tietyn kumppanin roolin ja merkityksen hallinnassa. Palveluntuottaja voi tietysti olla myös sisäinen ihmisryhmä.

Teknologiat osana liiketoimintaa

Teknologioita voidaan liittää myös liiketoimintaprosesseihin, joskin yleensä tämä on sovellusten ja IoT-ratkaisujen aluetta. Käytännössä tämän tyyppisiä ratkaisuja ovat esim. tietohallinnon työkalut, jotka on mielekkäämpää hallita teknologiana kuin sovelluksena. 

Teknologioihin kiinnitetyt datasetit ja relaatiot

Teknologioihin voi olla tarpeen kiinnittää myös dataa sovellusten ja IoT-ratkaisujen kaltaisesti. Kaikki teknologiaan mallinnetut datasetit näkyvät datasetit välilehdellä. Käytännössä tähän pystyt listaamaan oleelliset loogiset datasetit mitä teknologiaan liittyy. Datasettien mallintaminen teknologioilla ei ole kovin tavallista, mutta esim. käyttäjädata tai kriittiset lokit voivat olla mielekkäitä mallinnuksen kohteita. 

Relaatiot ovat teknologian osalta käytännössä sidoksia toisiin teknologioihin sekä sovellusiin ja IoT-ratkaisuihin. Kun eri ratkaisut kiinnitetään relaatioilla toisiinsa, saadaan ymmärrys minkälaisessa riippuvuussuhteessa eri ratkaisut ovat ja mitä palveluita ne ympäristöön tuottavat. Esimerkiksi palvelimille voidaan kertoa mitä sovelluksia niiden päällä tai miten joku monimutkainen järjestelmäkokonaisuus eri teknisten elementtien osalta toteutuu. Tekniikan relaatiokartta mallintaa sidokset kartaksi ja pystyt sen avulla tarkastelemaan kokonaisuutta.

Dokumentointi kehittämistarpeista muutoksen hallintaan

Teknologioihin voidaan liittää erilaisia huomioita, jotka voivat liittyä esimerkiksi tekniikkaan liittyviin havaintoihin kuten tarpeisiin, ideoihin tai ongelmiin. Voit kiinnittää esim. standardien vaatimuksien sovellukseen ja arvioida vaatimuksen täyttymistä. Kehitystarpeiden avulla voi muutosprojektien yhteydessä määritellä siihen kohdistuvat muutostarpeet. 

Lisäksi voit listata teknologiaan liittyvät riskit ja tunnetut virheet. Liittämällä erilaisia huomioita voidaan tarkastella teknologian (tai teknologiapaketin) kokonaistilannetta havaintojen ja riskien sekä kehittämistarpeiden näkökulmasta.

Kehitystoimet välilehdellä sidotaan teknologiaan liittyvät aloitteet, muutokset ja projektit. Tämän avulla voidaan ylläpitää niihin kohdentuvia muutos- ja kehitysprojektien vaikutuksia ja varmistaa näiden dokumentointi. Teknologioihin liittyvät kehitystoimet sekä muutostenhallintaan liittyvät tiedot lisäävät ymmärrystä kehittämiseen ja tilannekuvaan ja näitä voit tarkastella esim. kehityskartasta.

Yleistä dokumentoinnista teknologioihin

Dokumentaatio välilehdellä voidaan antaa vapaamuotoisesta lisätietoa, tekstiä tai kuvia. Lisäksi mikäli teknologiaan liittyy erillisiä dokumentteja, voit luoda niitä varten dokumenttilinkin. Dokumenttilinkkejä voidaan tehdä useita ja näiden avulla voidaan koostaa kaikki oleellinen tieto lomakkeen kautta saavutettavaksi. Loki välilehdelle on koostettu tietueen tapahtumaloki ja viimeisimpiin muutoksiin liittyvät aikaleimat ja käyttäjätiedot.