Prosessit ovat liiketoiminta-arkkitehtuurin keskeisin elementti

Prosessit ovat arkkitehtuurinhallinnan ja kehittämisen yksi tärkeimmistä kokonaisuuksista. Twiniin perustetaan prosesseiksi kaikki organisaation keskeiset liiketoimintaprosessit ja niitä voidaan hallita ja mallintaa hyvin monipuolisesti erilaisten tasojen ja sidosten avulla.

Prosessit liittyvät organisaation toimintoihin ja yksikköihin ja lisäksi ne muodostavat palveluita arvoketjujen kautta. Prosessien aktiviteetit syventävät prosessimaailman tekemisen yksityiskohtiin. Twinin avulla pystyt mallintamaan liiketoimintaympäristön kaikilla tärkeillä tasoilla.   

Tärkeää on tunnistaa prosessiin liittyvät toimintaympäristön elementit. Näiden avulla pystytään ymmärtämään ihmisten työtä, kumppaneiden merkitystä tai vaikkapa teknologioiden roolia suhteessa prosesseihin.  

Perustiedot koostaa prosessien avainasiat

Prosessien perustietoihin määritellään lomakkeen mukaisesti kenttäkohtaisia ohjeita noudattaen perustiedot. Prosessi liitetään organisaatioon, yksikköön ja toimintoon, jonka avulla kuvataan prosessia liiketoiminnan hierarkiassa. Prosessiin liittyen on hyvä antaa lyhyt sanallinen kuvaus ja määritellä luokittelevat kentät, jotta prosessin roolia ja merkitystä voidaan näiden avulla arvioida. Luokittelutiedoissa on on olennaista tarkastella niitä liiketoiminnan kokonaisuutta ajatellen eli omaa liiketoimintayksikköä laajemmassa mittakaavassa. Vaikka jokin prosessi esim. tärkeyden osalta voi olla sinun työssäsi kriittinen, ei se välttämättä ole sitä koko liiketoiminnan kontekstissa. Toistumistiheyden avulla tunnistetaan usein digitalisaatiokehitykseen liittyviä mahdollisuuksia ja tehostamistarpeita. Mitä useammin prosessi toistuu, sitä todennäköisemmin sen automatisoinnille voi olla tarvetta ja siitä on mahdollista saada hyötyjä.

Aktiviteetit kirkastavat prosessin kulun

Prosessin aktiviteetit ja aktiviteettikaaviot ovat keskeinen osa prosessiin liittyvä kuvausta ja tämän avulla pystytään yksityiskohtaisesti kertomaan prosessin eteneminen ja eri tehtävien sisältö vaikkapa perehdyttämiseen liittyen. Aktiviteettikaavion muodon voit kuvata vapaasti käyttäen vakiosymboleita ja näiden sidoksia. Aktiviteettikaavio on yhteensopiva BPMN (Business Process Model Notation) standardin keskeisten sisältöjen kanssa, kuitenkin niin että kaikki osaavat sitä käyttää ja tulkita. Voit myös aktiviteettitasolla mallintaa ihmisten työtä ja tekniikan ja datan hyödyntämistä mikäli tarvetta on.   

Prosessien vastuuhenkilöt ja ihmisryhmät

Ihmisten ja prosessien välisellä sidoksella kuvataan vastuita. Prosesseihin voidaan kiinnittää yksittäisiä henkilöitä, joiden avulla kuvataan prosessiin liittyvien henkilöiden hallintavastuita ja jakaantumista RACI-mallin mukaisesti. Prosessien vastuuhenkilökartan avulla voita tarkastella vastuiden jakautumista - tai puuttumista.

Ihmisryhmiin tehtävät sidokset kuvaavat prosessin toimijoita - tekijöitä, jotka prosessin tehtävät hoitavat. Voit liittää erilaisia ihmisryhmiä oman organisaation tiimeistä tai ulkoisista kumppaneista. Tämän avulla saat esim. toimittajahallintaan tai sisäiseen kuormitukseen merkittävästi lisää ymmärrystä. 

Prosesseihin liittyvät teknologiat ja data

Tekniikat välilehdellä sidotaan prosesseille niihin liittyvät teknologiat. Niiden avulla kuvataan järjestelmien ja sovellusten ja muiden työkalujen hyödyntämistä, käytettävyyttä sekä tarkoitukseen sopivuutta prosessille.

Teknologioiden ja prosessien sidoksia sekä tähän liittyvää tilannetta voidaan tarkastella Prosessi- ja tekniikkakartan avulla. Sen avulla saat hyvää ymmärrystä sovellusarkkitehtuurista. Vastaava näkyvyys on tarjolla myös palvelukartoilla.

Tekniikan lisäksi voit kuvata myös prosessin hyödyntämää dataa ja antaa merkittävästi lisäymmärrystä tietosuoja tai tekoäly teemoihin, joissa data on keskeisessä roolissa. Käytännössä prosesseihin liitetään loogisia datasettejä. 

Prosesseihin liittyvät havainnot ja kehittämistarpeet

Prosessiin voidaan kiinnittää erilaisia huomioita, jotka voivat liittyä esimerkiksi kehittämistarpeisiin, vaatimuksiin, riskeihin tai tunnettuihin virheisiin. Huomiot liittämällä voidaan tarkastella prosessin kokonaistilannetta havaintojen ja riskien sekä kehittämistarpeiden näkökulmasta. Prosesseja ja huomioita voit tarkastella havaintokartan avulla.

Kehitystoimet välilehdellä sidotaan prosessiin liittyvät aloitteet, muutokset ja projektit. Tämän avulla voidaan tarkastella prosessiin kohdentuvia muutos ja kehitysprojektien tilannetta. Näitä voit tarkastella Kehityskartan avulla.

Dokumentointi prosesseihin

Dokumentaatio välilehdellä voidaan antaa vapaamuotoista lisätietoa, tekstiä tai kuvia. Lisäksi mikäli prosessiin liittyy erillisiä dokumentteja kuten työohjeita, voit luoda näitä varten dokumenttilinkin. Dokumenttilinkkejä voidaan tehdä useita ja näiden avulla voidaan koostaa kaikki oleellinen tieto lomakkeen kautta saavutettavaksi. Loki välilehdelle on koostettu tietueen tapahtumaloki ja viimeisimpiin muutoksiin liittyvät aikaleimat ja käyttäjätiedot.