Liiketoiminta-arkkitehtuurin mallintaminen organisaatio-yksikkö-toiminto-tasolla
Liiketoiminta-arkkitehtuurin mallintamisessa on tärkeä pyrkiä luomaan kokonaisuus, jossa organisaatiorakenne vastuineen mallintuu todellisuuden mukaisesti. Mallintaminen tapahtuu seuraavien elementtien avulla – organisaatio - yksikkö – toiminto – prosessi. Ennen prosessien kiinnittämistä kokonaisuuteen, on tärkeä varmistaa, että kokonaisuus on hyvin mietitty organisaatio - yksikkö - toiminto –rakenteena.
Hyvin suunnitellussa organisaatiorakenteessa toimintojen ja yksiköiden roolit ja vastuut ovat selkeästi määriteltyjä, mikä edistää tehokkuutta ja yhteistyötä.
Liiketoiminta-arkkitehtuuri tulee hahmottaa kokonaisuutena ja luominen Twiniin tehdään luomalla arkkitehtuuritaso kerrallaan.
1. Tunnista ja luo organisaatio tai organisaatiot
Organisaation tunnistamisessa on tärkeää huomioida, että organisaatio muodostaa Twinissä käytännössä yhden kokoavan ja suodattavan tason liiketoimintarakenteeseen, yksikkö- ja toimintotason lisäksi. Organisaatio koostaa alleen sen alaisuudessa olevat yksiköt ja yksiköiden vastuulla olevat toiminnot ja prosessit. Organisaatiotaso voidaan luoda hieman eri lähestymistavoin ja siihen vaikuttaa yhtiön koko ja organisaatiorakenne.
- Organisaatioita ovat esimerkiksi konsernissa konserniyhtiöt/tytäryhtiöt TAI
- Pienemmän yhtiön tapauksessa yhtiö itse (Logistiikkayhtiö Oy) TAI
- Organisaatioita voidaan hyödyntää myös tekemään vahvaa jakoa saman juridisen yhtiön sisällä organisaation osien välille.
2. Tunnista ja luo organisaatioihin kuuluvat yksiköt
Organisaation alle tunnistetaan ja luodaan seuraavaksi sen alaisuudessa toimivat yksiköt.
Yksikön määrittämisessä on tärkeä huomioida:
- Yksiköt ovat organisaation alla olevia rakenteellisia ja organisatorisia kokonaisuuksia, joilla on määrätyt vastuut organisaatiossa. Jokainen yksikkö kuuluu yhteen organisaatioon ja se vastaa yhdestä tai useammasta toiminnosta, ja edelleen toimintojen alla olevista prosesseista.
- Esimerkkejä yksiköistä: Myynti ja markkinointi, Tuotanto, Tuotekehitys, Taloushallinto, Asiakaspalvelu jne.
- Yksikön avulla voidaan suodattaa ja ryhmitellä sen vastuita ja sisältöjä, kuten prosesseja, sovelluksia ja dataa.
3. Tunnista ja luo yksiköiden Toiminnot
Kun organisaatio ja yksikkö -rakenne on luotu, yksikön alle tunnistetaan ja luodaan seuraavaksi sen vastuulla olevat toiminnot. Huomaa tässä työssä, että
- Toiminnot koostavat ja ryhmittelevät prosesseja yksikön sisällä.
- Toiminto on tietty yksikön tehtävä- tai prosessikokonaisuus, josta siihen kuuluvat henkilöt vastaavat
- Toiminto koostaa saman teeman parissa työskentelevät ihmiset
- Toiminto prosesseineen voi palvella myös muiden yksiköiden tarpeita kuten esim. henkilöstöhallinto tai asiakaspalvelu
4. Prosessien tunnistaminen ja mallintaminen toiminnoille
Vasta kun liiketoiminta-arkkitehtuuri on mallinnettu organisaatio-yksikkö-toimintotasolle ja validoitu sen logiikka, lähdetään tunnistamaan ja luomaan prosesseja alimmaksi tasoksi. Prosesseja on kuitenkin hyvä miettiä ylätasoja suunniteltaessa, jotta muodostettava rakenne toimii. Seuraavilla suuntaa antavilla ohjeilla voit tarkistaa rakenteen toimivuutta
- Tavallisesti prosessi on toistuva, suunnitelmallinen suoritettavien aktiviteettien ketju, joka tuottaa määritellyn lopputuloksen.
- Jokaisen toiminnon alla on useampia prosesseja
- Yksi prosessi kuuluu selkeästi vain yhteen toimintoon
- Eri toimintojen alla olevia prosesseja on suunnilleen sama määrä
Esimerkki
Organisaatio: Sykkelitalo Oy
- Polkupyörien valmistusta ja tukkukauppaa tekevä kansainvälisillä markkinoilla toimivan yhtiö.
Yksikkö: Myynti ja markkinointi
- Tämä yksikkö vastaa myynnin ja markkinoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta.
Toiminto: Myynti
- Tämä koostaa prosesseja, jotka liittyvät myyntiin eri vaiheissa ja sisällöissä myyntityöstä ja sopimusten tekemiseen.
Prosessi: Tarjousten ja mahdollisuuksien hallinta
- Prosessi koostaa aktiviteetit tarjouksen muodostamisesta ja kaupan viimeistelyyn.
