Määrittelyt ovat kehittämisen ja ratkaisukuvausten työkalu

Määrittelyt kuvaavat ratkaisujen sisältöä, ohjaavat kehittämistä ja muodostavat tavoitteita

Määrittelyt ovat kehitysprojektien ja ratkaisukuvausten työkalu. Niiden avulla muodostetaan erilaisia toimintaan liittyviä kuvauksia käytöstä, toiminnallisuuksista tai rakenteista. Ne auttavat ymmärtämään tärkeitä yksityiskohtia tai asioiden hyödyntämiseen ja soveltamiseen liittyviä linjauksia. 

Määrittelyitä voidaan tehdä suoraan johonkin olemassa olevaan ratkaisuun, kuten tekniikkaan tai prosessiin liittyen, tai ne voivat koostaa kehitykseen liittyvän vaatimusmäärittelyn sisällön. Yksittäinen määrittely voi liittyä samaan aikaan useaan tekniikkaan, prosessiin tai muuhun elementtiin kuvaten esimerkiksi näiden toimintaa kokonaisuutena. Vastaavasti se voi olla ainoastaan yhteen sovellukseen liittyvä kuvaus esim. räätälöinnistä tai tärkeästä konfiguraatiosta. 

Kun määrittelyitä tehdään kehitykseen liittyen, Näiden avulla voidaan muodostaa esim. yksittäiseen järjestelmähankintaan liittyvä tarve- ja toiminnallisuusmäärittely ohjaamaan hankintaa ja kehittämistä. Voit koostaa sen tarjouksen sisällöksi. Luonnollisesti määrittelyt voidaan tehdä myös pienempiin muutoksiin. Määrittelyyn liittyvä dokumentointia ylläpidetään koko muutosprojektin ajan vaatimusten suunnittelusta projektin toteuttamisen hyväksyntään. 

Kehitystoimen päättymisen jälkeen määrittelyn tila muutetaan ja se muuttuu osaksi ratkaisukuvauksia, jolloin sen yksityiskohtiin voidaan tarvittaessa palata.

Määrittelyn perustiedot ja tyypit

Perustietoihin annetaan tarpeeseen liittyvät perustiedot lomakkeen ohjeiden mukaisesti. Kun olet perustamassa uutta tietuetta, voit asettaa itsellesi sopivan roolin sekä kiinnittää tarpeen oikeaan projektiin / muutokseen. Myöhemmin voit täydentää ja muokata näitä välilehtien kautta.

Tärkeä luokitteleva tekijä on määrittelytyyppi, joihin liittyvät keskeiset asiat on kuvattu alla.

• Perusta: yleensä kehittämiseen liittyvä linjaava perusvaatimus, joka tulee täyttää ja joka on yleensä hyvin laajavaikutteinen asia. Se voi olla myös hyvin täsmällinen ja niitä voidaan käyttää myös ns. vähimmäisvaatimuksina.  
  • Esim. Ohjelmiston tulee olla käytettävissä WWW-selaimella ja skaalautua mobiililaitteisiin. 
• Arkkitehtuuri: määrittää ratkaisun rakennetta, roolia ja soveltamista osana toimintaa. Auttaa hahmottamaan hyödyntämistarkoituksen ja laajemman merkityksen toiminnalle, mutta ei sisällä yksityiskohtaisia kuvauksia. 
  • Esim. Ratkaisua käytetään määrittelemään vaatimuksia erilaisiin kehittämisprojekteihin liittyen. Kaikki asiaan liittyvät ihmiset hyödyntävät ja tuottavat sisältöä ratkaisun avulla ja sen avulla muodostetaan kattava ja visuaalinen kuvaus vaatimusmäärittelyn pohjalle.   
• Ominaisuus: Oleellinen ominaisuus, joka jonka toiminnallisuus tai kyvykkyys on tärkeää ymmärtää. Nämä kuvataan yleensä hyvin tarkasti.
  • Esim. Määrittely kiinnitetään yhteen tai useaan prosessiin sekä prosesseihin liittyvään tekniikkaan. Jokaiselle sidokselle kuvataan erikseen tarvittavat yksityiskohdat.  
• Käyttötapaus: tapa miten ratkaisua käytetään tiettyyn asiaan. Se kertoo, miten ratkaisua käytetään ja miten sen tulee toimia. Lisäksi kuvataan mitä yksityiskohtia käytössä on tärkeää huomioida. 
  • Esim. Liiketoiminta-alueen avainhenkilön tulee voida katselmoida hänen vastuualueilleen kohdistetut vaatimukset, jotta hänelle muodostuu kokonaiskuva haettavasta vaikutuksesta. Tähän hyödynnetään soveltuvaa visuaalista määrittelykarttaa.  

Määrittelyn toteutuksen kuvaus

Valmistumisen määritelmä: Kehittämiseen liittyvän määrittelyn toteuttamisen kuvaus, joka täytetään siinä vaiheessa, kun ratkaisu on karkeasti suunniteltu esim. Ohjelmistohankinnan prestudy vaiheessa. Tätä kuvausta vasten tehdään myöhemmin arvioinnit ja hyväksynnät eri vaiheiden välillä. 

• Sopivuus / Suunnittelu: Arvio ratkaisun toteuttamisen vastaavuudesta tarpeeseen suunnitteluvaiheen (esim. Prestudy) jälkeen. 
• Sopivuus / Testaus: Arvio ratkaisun toteuttamisen vastaavuudesta testausvaiheen jälkeen. 
• Sopivuus / Käyttöönotto: Arvio ratkaisun toteuttamisen tilasta, käyttöön ottovaiheeseen siirtymisen hyväksymistä varten. Tässä huomioidaan kaikki asiaan liittyvät vaikutukset mm. Ihmisten osaaminen ratkaisun hyödyntämiseen.  
• Sopivuus / Hyväksyntä: Arvio kehitystarpeen on toteutuksen onnistumisesta osana muutoksen hyväksyntää ja päätöstä. Tässä huomioidaan kaikki asiaan liittyvät vaikutukset mm. jalkautuminen operatiiviseen toimintaan.

Määrittelyn sidokset kertovat kohteen ja taustan

Määrittelyillä on sidoksia eri rooleissa toimiviin henkilöihin, prosesseihin, teknisiin ratkaisuihin kuten ohjelmistoihin. Sidosten määrittely on tärkeä osa niiden kuvausta ja käytännössä kertoo mitä asiaa tai mitä asioita kuvataan. Tyypistä ja sisällöstä riippuen määrittely kohdistetaan aina yhteen tai useampaan elementtiin, kuten prosessin, tekniikkaan, ihmisryhmään, integraatioon tai ympäristöön. 

Mikäli kyseessä on kehitystoimeen liittyvät määrittely, se sidotaan myös tähän aloitteeseen, muutokseen tai projektiin. Voit antaa kehitystoimien lomakkeen etusivulla, jolloin se lisää myös sidoksen. Mikäli sama määrittely liittyy myös muihin kehitystoimeen esim. myöhemmin tehtävän järjestelmän versiopäivityksen yhteydessä, voita liittää siihen myös toisen kehitystoimen.

Määrittelylle annetaan vähintään vastuuhenkilö(t), jotka tuntevat asian paremmin tai esim. kehittämisessä huolehtivat toteuttamisen testauksesta tai hyväksynnästä. Perustamisen yhteydessä voit liittää itsesi vastuuhenkilöksi määritellyllä roolilla. Myöhemmin vastuuhenkilöitä voi muutta tai lisätä henkilöt välilehdellä.

Eri sidosten osalta voidaan vielä tarkemmin kuvata vaikutusta, jonka avulla voidaan ymmärtää tavoiteltua muutosta esim. Prosessin tai ihmisryhmän näkökulmasta.