Tehtävät – lisää hallinnan syvyyttä muutoksiin ja projekteihin

Tehtävät ovat erilaisiin kehittämistoimiin liittyviä aktiviteetteja, joiden avulla voidaan purkaa aloitteita, muutoksia ja projekteja pienempiin hallitaviin palasiin.  

Twinissa tehtävien tarkoituksena on mahdollistaa erityisesti muutoksiin ja pieniin projekteihin liittyvät tekemisen hallinnan keskittäminen ja yksinkertaistaa näihin liittyvää tekemistä ja kostaa asiaan liittyvää tietoa helpommin saavutettavaksi. Tehtävät rikastavat muutoksiin ja projektiin liittyvää ymmärrystä ja läpinäkyvyyttä ja jättävät jälkensä myös historiaan, osaksi arkkitehtuuriin liittyvää dokumentointia. 

Tehtäviä voit käyttää hyvin yksinkertaisesti antamalle niille vain nimet tai halutessasi voit tuoda niiden kautta laajempaa suunnitelmallisuutta ja ymmärrystä kehittämiseen.

Tehtävät kiinnittyvät aloitteeseen, muutokseen tai projektiin – ja ihmiseen

Tehtävät kiinnittyvä aina johonkin kehitystoimeen ja yleensä myös ihmiseen, joka tehtävästä huolehtii. Tehtävien perustaminen kannattaa tehdä kehitystoimen (aloite, muutos, projekti) sisällä, jolloin ne kiinnittyvät automaattisesti ja eivätkä muun kehittämisen tehtävät hankaloita suunnittelua. 

Vastaavasti yksittäisen ihmisen voi olla helpompaa hallita omaa tekemistään tehtäväluettelosta, jonne kaikki hänelle vastuutetut tehtävät kehitystoimesta riippumatta koostuvat. 

Etenemisen hallinta vesiputouksen tai scrummin periaattein

Voit antaa tehtäville aloitus- ja lopetusaikoja, kestoja, jolloin pysyt määrittelemään tarkan tekemisen aikataulun ja jopa riippuvuuksia. Joskus yksinkertaisempi vaihehallinta on kuitenkin riittävä – sinulla on uusia tehtäviä backlogilla, osa työn alla ja osa valmiina. Sinä päätät, miten haluat käyttää. 

Tehtävän vaihevalinnat ovat konfiguroitavia ja järjestelmän valvoja voi mukauttaa niitä juuri oman organisaationsa näköiseksi – oletukset ovat useimpiin tarpeisiin sopivia.   

Tehtävän resursointi

Tehtävälle voidaan antaa ihmisryhmiä tekemisen resurssiksi sekä lisäksi määrittää resursointitarve. Tämän avulla voidaan ymmärtää paremmin kokonaiskuormitusta yksittäisen muutoksen sisällä jakaen se eri toimijoiden työkuormaksi, mutta myös kaikkien perustettujen muutosten ja projektien sisällä. Resursointiin liittyvää tietoa tullaan myöhemmin koostamaan ja visualisoimaan sekä kehittämisenhallinnan että ihmisryhmien hallinnan tueksi. 

Muistutukset ja riippuvuudet

Tehtäviin liittyy myös muistutuksia, jolloin vastuuhenkilölle lähtee sähköposti muistutushetkellä, avaintiedot ja tehtävälinkin sisältäen. Tehtävälle voidaan antaa päätehtävä, joka mahdollistaa tehtävien paketoinnin eri kokonaisuuksiin. Riippuvilla tehtävillä kirkastetaan ajoitusten vaikutuksia ja autetaan kohdistamaan tehtävien aikatauluksia automaattisesti. 

Twinin tehtävänhallinnasta on moneksi, mutta sitä ei ole kuitenkaan suunniteltu laajamittaisten ja monimutkaista hallintaa ja raportointia edellyttävien projektien työkaluksi. Mutta jos ajattelit hallita projektia tai muutosta taulukkolaskennan ja Teams-ryhmän tehtävienhallinnan avulla, kokeile Twinia. Saat siitä paljon lisäarvoa arkkitehtuurin ja kehittämisen hallintaan.