Prosessin aktiviteettikartta

Mallintamisen perusasiat

Aktiviteettikartan tarkoituksena on mallintaa yksittäisen prosessin toteuttamiseen liittyvä aktiviteettiketju erilaisine tekemisen polkuineen. Ennen yksittäisten prosessien aktiviteettikaavioiden mallintamista on tärkeää varmistaa, että prosessirakenne on mallinnettu oikein. Tutustu tähän liittyen prosessien mallintamisen ohjeeseen.

Aktiviteettikartta mallinnetaan muodostamalla erilaiset aktiviteetit ja liittämällä nämä toisiinsa ketjuksi. Twinissa kartta mallinnetaan aktiviteettiketjuna ja tarkoituksena on kertoa mitä prosessissa tehdään ja millä tavalla tekemisessä edetään. Ennen kuin tekemisen polku on selvä ja aktiviteettiketju on looginen, ei yksittäisiä aktiviteetteja kannata rikastaa yksityiskohdilla.

Aktiviteettityyppien valikoimasta voit valita sopivat tyypit ja niiden perusteella kuvata tekemisen vastaamaan prosessin kulkua. Aktiviteetteihin voidaan edelleen kiinnittää arkkitehtuurin muita elementtejä kuvaamaan aktiviteettissa käytetyä työkalua, dataa ja tekijöitä.

Jokaisen aktiviteetin sijainti tallentuu jatkuvasti aktiviteetille ja näin ollen voit siirrellä aktiviteetteja piirtotyökalun tavoin. Mikäli käyttöoikeudet ovat vain luku-tyyppiset, sijainti tai muut muutokset eivät tallennu, joten kartta palautuu alkuperäiseen muotoon uudelleen avauksen yhteydessä.

Aktiviteettien erilaiset tyypit

Käytettävät aktiviteettityypit perustuvat prosessin mallinnuksen BPMN -standardiin, mutta käyttöä on yksinkertaistettu helpommin ymmärrettävään muotoon ja keskittyen tärkeimpiin helposti opittaviin ja yleisimmin tarvittaviin tyyppeihin.

Tehtävä (Ihminen): Tärkeimmässä roolissa on ihminen, joka käytännössä suorittaa tehtävän. Esimerkkejä: Vieraan vastaanotto, ostolaskun tarkastaminen, projektisuunnitelman katselmointi.

Tehtävä (Automaatio): Tärkeimmässä roolissa on järjestelmän, sovelluksen tai muun IT-ratkaisun itsenäinen toiminta, Esimerkkejä: Dokumentin tiivistäminen, Chatbot keskustelu, Asiakaskyselyn lähetys tapauksen sulkemisen yhteydessä.

Tehtävä (Kone): Tärkeimmässä roolissa fyysinen kone, joka itsenäisesti tai ihmisen ohjaamana suorittaa tehtävän. Esimerkkejä: Lastaus, Valetun kappaleen siirto pinnoitukseen, Tontin raivaus.

Syöte: Edellisestä aktiviteetista (tai prosessista) syntyvä tärkeä asiakokonaisuus, jota hyödynnetään seuraavassa aktiviteetissa. Esimerkkejä: Vaatimusmäärittely, Palvelupyyntö, Reklmaatio,

Tuotos: Aktiviteetin tekemisen perusteella syntyvä tärkeä lopputuotos jota seuraava aktiviteetti (tai prosessi) hyödyntää. Esimerkkejä: Rakennesuunnitelma, Loppuraportti, Pakattu lopputuote.

Tapahtuma: Prosessiin liittyvä suunniteltu tai suunnittelematon tapahtuma, johon on paljon hallitsemattomia asioita. Esim. Koneen rikkoutuminen, hälytysrajan ylittyminen, asiakasilta,

Päätös: Prosessiin liittyvä päätöspiste, johon liittyen on tehtävä valinta vaihtoehtojen välillä. Vaihtoehtoja on kaksi tai useampia. Esimerkkejä: Tarjous hyväksytty?, Aloite, Muutos vai Projekti?, Tehtävä eskaloidaan?

Prosessi: Edeltävä tai seuraava prosessi johon tämä prosessi liittyy. Tässä liitosprosessissa on kuvattu siihen liittyvät oleelliset asiat ja aktiviteetille valitaan oikea perustettu liitosprosessi.

Aktiviteettien luonti ja ominaisuuksia

Aktiviteettien lisääminen voidaan tehdä kolmella tavalla: voit lisätä niitä

• prosessikortilta aktiviteetit välilehdeltä
• prosessessikartan painikkeista
• klikkaamalla hiiren oikealla aktiviteettia, johon haluat kiinnittää uuden aktiviteetin, jolloin aktiviteetin lisäksi syntyy automaattisesti myös sidos. (Tämä on nopein tapa mallintaa).

Aktiviteetin tärkeimmät ominaisuudet ovat tyypin lisäksi luonnollisesti nimi, joka on suositeltavaa pitää lyhyenä ja selkeänä - tarkemmin voit kuvata aktiviteetin sisältöä kuvaukseen, joka on nähtävissä kartalla kun viet hiiren aktiviteetin päälle.

Twinissa voidaan antaa aktiviteeteille myös monia muita ominaisuuksia kuten elinkaari, jolloin voit mallintaa samaan kaavioon myös tulevaisuuden tilan tai määritellä käytöstä poistuvan kokonaisuuden. Lisäksi aktiviteeteille on mahdollista määritellä onko se osa yleisimmin 

toistuvaa ketjua vai harvemmin toteutuvaa sisältöä. Tämä mahdollistaa edelleen kaikkein tärkeimpien asioiden tarkastelun, mahdollistaen kuitenkin erikoistilanteiden kuvaamisen samaan kaavioon.

Aktiviteettien väliset sidokset

Aktiviteettien sidokset kertovat etenemisen polun ja suunnan. Sidoksia voidaan tehdä kahdella tavalla.

• Suoraan perustettaessa aktiviteetti hiiren oikealla (automaattinen sidos)
• Raahaamalla kohde aktiviteetti lähde aktiviteetin päälle ja täydentäen avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot

Sidokselle voidaan antaa ominaisuuksia lomakkeen kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti perustettaessa tai avaamalla klikkaamalle sidos hiiren oikealla (tai kaksoiklikkaamalla).

Sidokset ovat luonteeltaa jatkuvia tai satunnaisia sekä lisäksi yksisuuntaisia tai kaksisuuntaisia. Tyypin perusteella voit kertoa miten kaksi aktiviteettia liittyy toisiinsa - kaikki eri tyypit muodostavat erilaisen sidosviivan. Tyypin lisäksi sidokselle voidaan antaa kaarevuus, jolloin voidaan selkeyttää sidoksia kiertäen esim. toisia aktiviteetteja. Kaarevuutta voi säätää suoraan kuvasta klikkaalla hiiren vasemmalle sidosta.

Aktiviteettien tekijät, työkalut ja informaatio

Varsinaisten aktiviteettien lisäksi aktiviteettikaavioon mallinnetaan myös sidoksia. Tämä tapahtuu kiinnittämällä sovelluksia, IoT-ratkaisuja, ihmisryhmiä tai datasetteja aktiviteetteihin. Käytönnössä sidoksilla kerrotaan mitä työkalua tässä yhteydessä käytetään tai mitä informaatiosisältöä käsitellään. Ihmisryhmien kiinnittämisellä kerrotaan aktiviteetin tekijät.

Sidoksia voidaan mallintaa aktiviteetti kortin välilehdillä tai klikkaamalla hiiren oikealla aktiviteettia ja luomalla uusi sopiva sidostyyppi.

Sidos, joka tehdään aktiviteetille, syntyy automaattisesti myös prosessille, jolloin myös ylätason mallinnus täydentyy automaattisesti. Sidosten höydyntäminen on yksi merkittävä Twin-prosessimallinnusten lisäarvotekijä.

Twin aktiviteettiketjun erot uimaratakaavioon

Useimmilla on kokemusta uimaratakaavioista prosessien mallintamisen muotona. Erityisesti monimutkaisissa prosesseissa uimaratakaavio tuo kompleksisuutta kuvaukseen ja tulkintaan. Twinissa on pyritty mahdollistamaan aktiviteettikartan kuvaaminen ja tarkastelu mahdollisimman yksinkertaisesti ja tärkeimpänä on keskittyminen prosessin kulkuun.

Uimaratoina olevat tekijät ja työkalut kuvataan Twinissa liitoksina ja ne saadaan näkyviin yksinkertaisesti suodattimista kun tarvetta on. Twinin mallinnukseen saadaan uimaratakaavion