Prosessien mallintaminen
Mikä on prosessi?
Prosessi on toistuva, suunnitelmallinen aktiviteettien ketju, jolla on selkeä alku sekä loppu, sekä ennalta määritelty lopputulos.
Prosesseissa eri ihmisryhmät ja toimijat toteuttavat aktiviteetteja hyödyntäen erilaisia sovelluksia ja työkaluja. Prosessien määrittelyssä on tärkeää pysyä oikealla tasolla, jotta keskitytään varsinaisiin prosesseihin, eikä prosessin tehtäviin eli aktiviteetteihin tai prosessien arvoketjuihin (palvelut).
Esimerkki
Esimerkiksi Myyntityö -prosessi alkaa vastaanotetusta liidilistasta, jatkuu näiden kontaktoinnilla, pyrkien löytämään kuumia liidejä, joiden kanssa voidaan edetä seuraavaan prosessiin tarjoukseen liittyen. Alla tämä prosessi sanallisesti tiivistettynä sanallisesti ja aktiviteettikaavion muodossa sekä osana laajempaa arvoketjua.
Prosessi sanallisesti kuvattuna
Prosessin tarkoituksena on löytää uusia myyntimahdollisuuksia myyntiputkeen. Myyntityön prosessi alkaa prospektoinnilla, jossa tunnistetaan potentiaaliset asiakkaat. Tämän jälkeen siirrytään yhteydenottoihin, jossa herätetään asiakkaan kiinnostus. Seuraavassa vaiheessa kartoitetaan asiakkaan tarpeet ja pyritään löytämään mahdollisuuksia, joiden kanssa voidaan edetä tarjousprosessiin. Prosessin tärkeimmät toimijat ovat myyjiä.
Prosessi aktiviteettikaaviona
Prosessi osana arvoketjua (palvelua)
Prosessien luominen ja määrittely
Prosessien luominen Twinissä tehdään seuraavia vaiheita noudattaen:
1. Luo organisaatiorakenne ja vastuuhierarkia
2. Tunnista ja luo prosessit perustietoineen
3. Tunnista ja kiinnitä prosessille avainhenkilöt rooleineen
Luo organisaatiorakenne ja vastuuhierarkia
Twinissä prosessit liitetään organisaatioon, sen yksikköön ja toimintoihin, jotka vastaavat prosessista. Tämä luo vastuisiin perustuvan prosessihierarkian. Ennen prosessien luomista ja liittämistä em. rakenteeseen, on tärkeä validoida luotu organisaatio-yksikkö-toiminto- rakenne, ja varmistaa sen toimivuus:
- Jokaisella organisaatiolla on selkeät vastuut - yksiköt ja yksiköiden vastuulla olevat toiminnot (tehtävä- tai prosessikokonaisuudet), ja toimintojen prosessit.
- Yksittäinen toiminto koostaa prosessit samaan teemaan liittyväksi kokonaisuudeksi. Esim. Hankinnat, Varastonhallinta
- Jokaisen toiminnon alla on useampia prosesseja tai työpaketteja.
- Yksi prosessi kuuluu selkeästi vain yhteen toimintoon
- Eri toimintojen alla olevia prosesseja on suunnilleen sama määrä
Tunnista ja luo prosessit perustietoineen
Prosessit muodostavat liiketoiminta-arkkitehtuurin alimman tason.
Vaiheet prosessin luomiseen
- Luo prosessi - kiinnitä se organisaatioon, yksikköön ja toimintoon, johon se kuuluu
- Määritä prosessille kuvaus, jonka avulla ymmärretään mitä prosessissa karkeasti tapahtuu.
- Prosessin tarkoitus
- Mitä pääaktiviteetteja prosessissa tehdään?
- Mistä asiasta/tapahtumasta prosessi alkaa, mihin päättyy?
- Mitkä ovat prosessin saamia syötteitä, ja mitkä tuotoksia?
- Määritä prosessille kuvaus, jonka avulla ymmärretään mitä prosessissa karkeasti tapahtuu.
- Määrittele prosessiin liittyvät luokittelevat tekijät
- Prosessin muoto (toistuva määrämuotoinen aktiviteettiketju, vaiko toistuva, mutta sisällöltään ei-määrämuotoinen työpaketti)
- Prosessin rooli ja merkitys liiketoiminnalle
Tunnista ja kiinnitä prosessin avainhenkilöt
Prosessien olennaisia tietoja esimerkiksi prosesseja tai niihin liittyviä elementtejä kehitettäessä on tarpeen ymmärtää ketkä ovat prosessin avainhenkilöitä, ja mikä on kunkin rooli prosessissa. Nämä tiedot määritetään prosessin välilehdellä Henkilöt lisäämällä henkilö prosessille, ja määrittämällä näiden rooli ja merkitys prosessille.
Käytännössä eri avainhenkilöiden roolit on luokiteltu seuraavasti ja voit valita sopivimman henkilölle sopivan roolin ja lisäksi kuvata
- Tilivelvollinen (Accountable) = Prosessin omistaja, prosessista vastuussa oleva päättäjä)
- Vastuullinen (Responsible) = Prosessista käytännössä vastaava henkilö
- Konsultoitava henkilö (Consulted) = Henkilö, jota prosessissa konsultoidaan prosessin jonkin aktiviteetin suorittamiseksi
- Informoitava henkilö (Informed) = Henkilö, jota tiedotetaan prosessin jossakin vaiheessa.
Katso video-ohje prosessin luomisesta ja prosessien avainhenkilöiden määrittämisestä:
Prosesseihin liittyviä huomioita
Prosessi vai aliprosessi
Prosessit voivat sisältää myös aliprosesseja. Aliprosessin/ien avulla prosessi voidaan pilkkoa pienempiin paloihin, ja näin tiivistää prosessia ja yksinkertaistaa kokonaisuutta. Pääsääntöisesti aliprosessiin siirrytään vain ylätason prosessista, ja myös palaa siihen. Eli yksi prosessin tehtäväkokonaisuus voidaan luoda aliprosessiksi, joka päättyessään johtaa takaisin prosessiin. Esim. Projektin hallintaprosessilla aliprosesseja voivat olla mm. Projektialoite, Investointilaskenta ja -päätös, projektin toteuttaminen jne.
Prosessien aktiviteetit ja prosessikaaviot
Kun prosessit on tunnistettu, kullekin prosessille voidaan määritellä siihen liittyvät aktiviteetit ja luoda aktiviteettikaaviot. Mallintamisen näkökulmasta tämä työ on suositeltavaa tehdä vasta sen jälkeen, kun prosessit ovat isossa kuvassa selviä. Aktiviteettikaavioiden mallintaminen on vie hieman enemmän aikaa, erityisesti mikäli tekemisen malli ei ole täysin selvä.