Sovellukset - sovellustieto ja sovellustenhallinnan ulottuvuudet

Sovellukset ovat organisaation käytössä olevia työkaluja, jotka tukevat tai yhä useammin mahdollistavat päivittäisen toiminnan. Sovellukset voivat olla 

• tietokoneellasi olevia ohjelmistoja tai
• toimintaa ohjaavia järjestelmiä tai pilvipalveluita. 

Teknisestä rakenteesta riippumatta ne ovat erilaisia liiketoiminnan työkaluja. Sovellukset yhdistävät IT:n liiketoimintaan.

Sovellustenhallinnassa keskeistä on koostaa niistä kattavasti perustietoa ja muodostaa sovellusluettelo tai sovellussalkku, joka on hallinnan perusta. Twinissä sovelluksiin liittyy runsaasti erilaista tietoa yleisestä informaatiosta hallintaan ja tietoturvallisuuteen. 

Sovellukset luodaan Twiniin tietoineen ja avainhenkilöineen, ja kiinnitetään osaksi ympäröivää toimintaympäristöä, jotta voidaan tarkastella ja hallita liiketoiminnan käyttämää tekniikkaa eri prosesseissa. Tämä tukee pääkäyttäjien ja muiden arkkitehtuuria kehittävien ihmisten työtä tunnistaa kehittämisen kannalta oleelliset sovellukset ja kohdistaa kehittämisen fokus tärkeimpiin asioihin. 

Sovellustiedon tarkoituksena on mahdollistaa hyvää hallinta ja ajantasaisen sovellustiedon ylläpito ja tukea esim. pääkäyttäjätyötä. Hyvä ja kattava sovellustieto varmistaa myös hallinnan yhteensopivuuden vaikkapa tietoturvallisuuden parhaisiin käytäntöihin tai esim. ISO27001 standardiin liittyen. 

Sovellusten luokittelut,  teknisen hallinnan piirteet sekä ympäristö ja tietoturvallisuus

Sovellukset perustetaan Twiniin kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti. Sovellusalueet ja kategoriat ovat konfiguroitavia tietoja ja niiden avulla voidaan luokitella sovellukset erilaisiin luokkiin niiden tehtävän tai käyttöalueen perusteella. Perustietojen lisäksi sovellukselle voidaan tarkentaa tekniikan hallintaan liittyviä yksityiskohtaisia,  mm. teknisiin elinkaariin ja versioihin liittyviä tietoja. 

Ympäristön avulla pystyt kiinnittämään sovelluksen tekniseen käyttöympäristöön ja sen avulla pystyt ymmärtämään missä sovellukset ovat.  Lisäksi voit  antaa laajasti tietoja tietoturvaan liittyen kuten käytettävyysvaatimuksiin sekä varmistus- ja palautustoimintaan.

Sovellusten vastuuhenkilöt ovat hallinnan peruskiviä ja ohjaavat pääkäyttäjätyötä

Sovelluksiin voidaan kiinnittää yksittäisiä henkilöitä, joiden avulla kuvataan näiden henkilöiden sovellukseen liittyviä hallintavastuita ja näiden jakaantumista RACI-mallin mukaisesti erilaisilla lisätiedoilla rikastettuna. Henkilölle voidaan määrittää rooli esimerkiksi pääkäyttäjänä tai omistajana. Vastuuhenkilöiden avulla voidaan kohdentaa ja vastuuttaa sovellusten hallinnan työtä sekä tunnistaa tähän liittyviä henkilöriskejä, jos yksittäinen henkilö on liian monessa mukana. Lisäksi sovellusten vastuuhenkilöitä määrittäessä voidaan tunnistaa puutteellista hallintaa mikäli sisäisiä vastuita ei sovellukseen tunnu löytyvän. 

Ihmisryhmät ovat sovellusten käyttäjiä ja tuottavat niihin palveluita

Sovellukseen voidaan kiinnittää ihmisryhmä joko käyttäjän tai palveluntuottajan roolissa. Palveluntuottajan rooli on asiakaskohtaisesti määriteltävissä ja sen tyypillisiä rooleja ovat esim. helpdesk, pääkäyttäjätuki ja valvonta.

Käyttäjinä voit liittää kaikki ne sisäiset (ja ulkoiset) sidosryhmät jotka sovellusta hyödyntävät. Näin pystytään ymmärtämään sovellusten käyttölaajuutta ja mikäli dokumentointi on kattaa kaikki sovellukset, myös tarkastelemaan valittujen tiimien ja ryhmien käyttämiä työkaluja. 

Kun palveluntuottajina olevia ihmisryhmiä liitetään sovelluksiin, muodostuu ymmärrys sovelluksen ympärillä olevista toimijoista. Erityisesti ulkoisiin toimijoihin liittyvät ihmisryhmät ovat tässä tapauksessa keskeisiä ja pystyt mallintamaan näin esim. jonkin tietyn kumppanin roolin ja merkityksen sovellusten hallinnassa. Palveluntuottaja voi tietysti olla myös sisäinen ihmisryhmä. 

Prosessien ja sovellusten suhde kertoo todellisen merkityksen

Yhdistämällä sovellukset ja liiketoimintaprosessit syntyy ymmärrys sovellusten hyödyntämisestä ja merkityksestä. Sidoksia liiketoimintaprosesseihin voidaan rikastaa erilaisilla lisätiedoilla, jolloin saat ymmärrystä myös siihen, miten hyvin sovellus palvelee prosessia. Sovellusten roolin tarkastelu suhteessa prosesseihin on mahdollista myös graafien avulla esimerkiksi prosessi- ja tekniikkakartan avulla. Sovellusten ja prosessien yhdistäminen ja tähän liittyvät kattava ja ajantasainen tiedonhallinta on yksi tärkeimmistä liiketoimintalähtöisen kehityksen asioista.  

Datan hallinta ja integraatiot sekä sidokset teknologiaympäristöön

Sovellusten kautta käsitellään dataa ja keskeiset loogiset datasetit on mahdollista tunnistaa ja kuvata. Sovellusten datan tunteminen ja tämän vaikutusten ymmärtäminen mm. tietosuojaan ja tietoturvaan on tärkeää. Käytännössä sovellukselle tulisi kuvata kaikki oleelliset loogiset datasetit, joita sovelluksessa käytetään. 

Relaatiot ovat keskeinen osa pirstaleista sovellusarkkitehtuuria. Nämä voivat olla sovellusten datan siirtämiseen liittyviä integraatioita tai teknisiä sidoksia esim. infrastruktuurin elementteihin. Integraatioiden mallintaminen kertoo mistä sovelluksista sinne virtaa dataa tai minne sovelluksessa luotu tai rikastettu data siirtyy. Relaatioiden avulla pystyt mallintamaan millä palvelimella tämä sovellus on tai mihin autentikointipalveluun sovellus on sidottu. IT:n hallinnalle on oleellista tuntea sovellukseen liittyvä tekninen ympäristö ja näiden suhteet mm. muutoksiin ja häiriötilanteiden hallintaan liittyen.  

Dokumentointi kehittämistarpeista muutoksen hallintaan

Sovelluksiin voi liittää erilaisia huomioita, jotka voivat liittyä esimerkiksi sovellukseen liittyviin havaintoihin kuten tarpeisiin, ideoihin tai ongelmiin. Voit kiinnittää esim. standardien vaatimuksien sovellukseen ja arvioida vaatimuksen täyttymistä. Kehitystarpeiden avulla voi muutosprojektien yhteydessä määritellä siihen kohdistuvat muutostarpeet. Lisäksi voit listata sovellukseen liittyvät riskit ja tunnetut virheet. Liittämällä erilaisia huomioita voidaan tarkastella sovelluksen kokonaistilannetta havaintojen ja riskien sekä kehittämistarpeiden näkökulmasta.

Kehitystoimet välilehdellä sidotaan sovellukseen liittyvät aloitteet, muutokset ja projektit. Tämän avulla voidaan ylläpitää sovelluksiin kohdentuvia muutos- ja kehitysprojektien vaikutuksia ja varmistaa näiden dokumentointi. Sovelluksiin liittyvät kehitystoimet sekä muutostenhallintaan liittyvät tiedot lisäävät ymmärrystä kehittämiseen ja tilannekuvaan ja näitä voit tarkastella esim. kehityskartasta.

Linkit ulkoisiin lähteisiin ja lisätiedot

Dokumentaatio välilehdellä voidaan antaa vapaamuotoisesta lisätietoa, tekstiä tai kuvia. Lisäksi mikäli sovelluksiin liittyy erillisiä dokumentteja kuten esimerkiksi käyttöoppaita voit luoda näitä varten dokumenttilinkin. Dokumenttilinkkejä voidaan tehdä useita ja näiden avulla voidaan koostaa kaikki oleellinen tieto lomakkeen kautta saavutettavaksi. 

Loki välilehdelle on koostettu tietueen tapahtumaloki ja viimeisimpiin muutoksiin liittyvät aikaleimat ja käyttäjätiedot.

Sovelluksen luominen Twiniin

Sovellukset ja IoT:t luodaan Twiniin joko 

• lisäten ne yksitellen tai
• tuoden ne järjestelmään excelistä johtaen järjestelmänvalvojan ja Digileaperin yhteistyönä.

Sovellukset ja IoT:t luodaan Twiniin määrittäen seuraavat yksilöivät ja käyttöä kuvaavat perus- ja yksityiskohtaiset tiedot:

• Perustiedot (basics): vähintään Tekniikan nimi, sovellusalue ja sovelluskategoria, kuvaus, luokitukset
• Yksityiskohdat: Tietoja Tekniikan hallintaan ja tietoturvaan liittyen.
• Ihmiset: Tekniikasta vastaavat Ihmiset rooleineen (Ihmiset-välilehti)
• Ihmisryhmät: Tekniikan kannalta oleelliset Ihmisryhmät rooleineen sekä Tekniikan tärkeys k.o. Ihmisryhmälle (Ihmisryhmät-välilehti)

Katso video-ohjeet Sovellusten luomiseen ja perustietojen, yksityiskohtien ja vastuuhenkilöiden ja ihmisryhmien määrittämiseen:

Sovelluksen prosessi- ja dataliitosten luominen: